Política de Tratamiento de Datos
RESPONSABLE DE LAS BASES DE DATOS: D M I INGENIERIA SAS
Dirección: Parque Industrial Acrópolis Bodega 22 Vereda Canavita vía Colpapel Tocancipa Cundinamarca-Tel: (571) 8698712-(571)8697743 e-mail: info@dmiingenieria.com
D M I INGENIERIA SAS es una empresa comprometida con el cumplimiento estricto de la normatividad en materia de datos personales.
En virtud a ello, D M I INGENIERIA SAS ha establecido el presente MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES (En adelante “EL MANUAL”), el cual contendrá a nivel general los derechos que les asisten a los titulares de los datos privados, el tratamiento y los mecanismos para hacer valer sus Derechos de conformidad con la normatividad vigente, en los siguientes términos.
LEY APLICABLE
El presente MANUAL ha sido desarrollado en desarrollo de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, que consagran el Derecho Fundamental al Habeas Data, la Ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".AMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en EL MANUAL serán aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos sobre las cuales D M I INGENIERIA SAS desarrolle tratamiento o sea responsable, en los términos de la Ley 1258 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios.OBJETO DEL MANUAL
El MANUAL desarrolla las obligaciones contenidas en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los cuales regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre Políticas de Tratamiento", el cual dispone que “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.DEFINICIONES
Para efectos de dar claridad y transparencia a la lectura del presente MANUAL, se desarrollarán las siguientes definiciones:- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
- Datos sensibles: se trata de aquella información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
A. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE LOS MISMOS.
Con la finalidad de adecuar al Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia el manejo y control de los procesos administrativos, comerciales y logísticos derivados de las ventas y demás operaciones que efectúa D M I INGENIERIA SAS, se hace necesario recolectar de los Titulares (Proveedores, Empleados, Clientes) información que es considerada de carácter personal y confidencial.1. La información que D M I INGENIERIA SAS. recolecte de los CLIENTES será:
2. Almacenada en las bases de datos de D M I INGENIERIA SAS.
3. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por entidades de control para los fines que estas determinen.
4. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por los empleados de D M I INGENIERIA SAS que lo requieran en desarrollo de sus funciones y para fines exclusivamente relacionados con la actividad de D M I INGENIERIA SAS.
5. Puesta en circulación para ser verificada, consultada y/o utilizada por la compañía que D M I INGENIERIA SAS tenga contratada en la parte que sea necesaria para cumplir con los pedidos.
6. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por entidades financieras en la parte que sea necesaria para recibir los pagos que efectúen los clientes.
7. Utilizada para reportar el incumplimiento de las obligaciones de las clientes a las centrales de riesgos que D M I INGENIERIA SAS o quien represente sus intereses juzgue necesario.
La información que D M I INGENIERIA SAS recolecte de los PROVEEDORES será:
1. Almacenada en las bases de datos de D M I INGENIERIA SAS.
2. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por entidades de control para los fines que estas determinen.
3. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por los empleados de D M I INGENIERIA SAS que lo requieran en desarrollo de sus funciones y para fines exclusivamente relacionados con la actividad de D M I INGENIERIA SAS.
La información que D M I INGENIERIA SAS recolecte de los Empleados será:
1. Almacenada en las bases de datos de D M I INGENIERIA SAS.
2. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por entidades de control para los fines que estas determinen.
3. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por los empleados de D M I INGENIERIA SAS que lo requieran en desarrollo de sus funciones y para fines exclusivamente relacionados con la actividad de D M I INGENIERIA SAS
4. Puesta en circulación para que sea verificada, consultada y/o utilizada por terceras personas con fines exclusivamente relacionados con beneficios otorgados por D M I INGENIERIA SAS a sus empleados incluyendo entre otras entidades financieras para otorgamiento de créditos a través de libranzas, etc.
B. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LOS DATOS.
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a D M I INGENIERIA SAS. sobre el tratamiento de su información.
3. Previo a la recolección, almacenamiento, uso, circularización de sus datos personales, tiene derecho a autorizar dicho tratamiento en conocimiento de la finalidad de la información suministrada, así como de las políticas para el tratamiento de las mismas.
4. Conocer y a autorizar nuevamente el tratamiento de sus datos personales, sí la finalidad del uso de la información ha cambiado.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
6. Contar con mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
8. Tener conocimiento sobre cambios sustanciales a las políticas relacionadas en este documento, antes de su aplicación.
9. Contar con mecanismos gratuitos y de fácil acceso para consultar sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
C. DEBERES DE D M I INGENIERIA SAS EN SU CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los Encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los Encargados del Tratamiento.
8. Suministrar a los Encargados del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
9. Exigir a los Encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos MN-PPD-01 para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar a los Encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
D. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACION Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
En el caso de los Clientes el área de “servicio al cliente” será responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos y es ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.En el caso de los Proveedores el área de “Compras” será responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos y es ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
En el caso de los Empleados el área de “Recursos Humanos” será responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos y es ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
E. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LOS DATOS PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCARLA AUTORIZACIÓN.
De acuerdo a lo contemplado en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado siempre y cuando cumpla los requisitos establecidos así: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.En el caso de los Clientes el titular de la información formulará el reclamo al área de Servicio al Cliente de D M I INGENIERIA SAS por cualquiera de los siguientes medios:
- Línea telefónica 7771197
- Correo electrónico a la dirección info@dmiingenieria.com
- Página web www.dmiingenieria.com utilizando la opción “Contacto”
Servicio al Cliente generará un PQR (peticiones quejas y recursos) que será atendido así: - Si la solicitud es para consultar, actualizar o rectificar datos personales se dará traslado del reclamo al área de Ventas en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
- Si la solicitud es para consultar, actualizar o rectificar comportamiento de crédito se dará traslado del reclamo al área de Cartera en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- Si la solicitud es para suprimir datos y/o revocar la autorización de tratamiento de datos se dará traslado al reclamo al comité de solicitudes, establecido de acuerdo a la Ley de protección de datos en un término no mayor de dos (2) días hábiles. El área a la cual se traslade el reclamo entregara respuesta oficial al área de servicio al cliente.
Servicio al Cliente generará respuesta al CLIENTE en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En el caso de los Proveedores el titular de la información presentará el reclamo al área de Compras de D M I INGENIERIA SAS por cualquiera de los siguientes medios:
- Línea telefónica Compras 7771197
- Correo electrónico a la dirección info@dmiingenieria.com
Una vez recibido el correo se generará un requerimiento interno que será atendido así:
- Si la solicitud es para consultar, actualizar o rectificar datos personales se dará traslado del reclamo el área que maneja el proveedor.
- Si la solicitud es para suprimir datos y/o revocar autorización de tratamiento de datos se dará traslado del reclamo al Comité de Solicitudes, establecido de acuerdo a la Ley de Protección de Datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
El área a la cual se traslade el reclamo entregará respuesta oficial al área de Compras.
Compras generará respuesta al Proveedor en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En el caso de los Empleados el titular de la información presentará el reclamo al área de Recursos Humanos de D M I INGENIERIA SAS por cualquiera de los siguientes medios:
- Línea telefónica Recursos Humanos 7771197
- Correo electrónico a la dirección recursos.humanos@dmiingenieria.com
Recursos Humanos gestionará el reclamo así:
- Si la solicitud es para consultar, actualizar o rectificar datos personales la atenderá directamente.
- Si la solicitud es para suprimir datos y/o revocar autorización de tratamiento de datos se dará traslado del reclamo al Comité de Solicitudes, establecido de acuerdo a la Ley de Protección de Datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Recursos Humanos generará respuesta al Empleado en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.